Die Nutzung einer Hotelsoftware mit Adressverwaltung, Zimmerkonto, Reservierungsübersicht und direkter Homepagebuchung verbessert das Management von Hotels in jeder Größe. Die Software bietet Hoteliers den Vorteil den Zimmerplan direkt am Computer oder Tablet zu verwalten und gibt den Gästen die Möglichkeit Zimmer über die Homepage zu buchen. Beides entlastet das Personal an der Rezeption. Doch nicht jede Hotelsoftware passt zu jedem Hotel. Lesen Sie hier mit Checkliste zum direkten starten, wie Sie die Hotelsoftware finden, die zu Ihrem Hotel passt. Am Ende des Artikels finden Sie noch 5 Tipps, um die häufigsten Fehler beim Kauf einer Hotelsoftware zu vermeiden.
Was ist eine Hotelsoftware?
Mit einer Hotelsoftware können Buchungen, Reservierungen und Stornierungen zentral an einem Ort digital verwaltet werden. In der Hotelsoftware sind alle Informationen des Zimmerplans an einem Ort sichtbar.
Das Herzstück einer Hotelsoftware ist der Zimmerplan. Im digitalen Zimmerplan kann der Hotelier alle Aufgaben erledigen, die im Zusammenhang mit der Verwaltung der Zimmer stehen. Darüber hinaus bietet eine Hotelsoftware eine Rundumverwaltung von Buchungen, Finanzen und Vorgänge.
Das umfasst Vorgänge wie das Anlegen von Reservierungen, das Erstellen von Angeboten, das Verwalten von Buchungen, das Organisieren der Adresskartei, Check-Ins und Check-Outs, das Erstellen von Rechnungen und Gutschriften, den direkten Mailversand und das Exportieren von detaillierten Finanzberichten.
Einer der besten Hotelsoftwarelösungen in Deutschland bietet dem Gast die Möglichkeit direkt über die Homepage des Hotels Preise und Verfügbarkeiten einzusehen bzw. Zimmer zu buchen.
Warum lohnt sich eine Hotelsoftware?
Erfahrene Hoteliers wissen, dass eine effiziente Buchungsverwaltung und -organisation unerlässlich für den reibungslosen Betrieb eines Hotels ist. Die elektronische Abwicklung von Buchungen und Reservierungen reduziert das Risiko von Fehlern und Doppelbuchungen. Dadurch trägt eine Hotelsoftware für Hotels dazu bei, Irritationen bei Gästen und Hotelpersonal gleichermaßen zu vermeiden.
Kleinere Hotels nutzen häufig die klassische Methode der Buchungsverwaltung mittels Papier und Stift. Diese Vorgehensweise hat sich zwar über viele Jahrzehnte hinweg bewährt, ist jedoch fehleranfällig und unübersichtlich. Listen gehen verloren, Eintragungen sind manchmal nach einigen Wochen nur schwer zu entziffern. Die Folge: Unsicherheiten beim Personal, die Bindung wertvoller Ressourcen und weniger effiziente betriebliche Abläufe.
Hoteliers, die in ihrem Hotel eine Softwarelösung nutzen, steigern die Zufriedenheit ihrer Kunden und der Mitarbeiter. Die Möglichkeit, freie Zimmer per Computer oder Handy zu buchen, nehmen Gäste als besonders komfortabel wahr. Dadurch erhöht sich deren Bereitschaft, ein Zimmer zu reservieren und zudem die fällige Zahlung umgehend zu tätigen. Vor allem die jüngere Generation ist es gewohnt, verschiedene Güter und Dienstleistungen über das Internet zu bestellen. Hotels, die über keine Hotelsoftware verfügen, sind deshalb gegenüber ihren Mitbewerbern, die eine Hotelsoftware nutzen, im Nachteil.
Checkliste – Schritt für Schritt zur eigenen Hotelsoftware
Mit dieser Checkliste finden Sie auch ohne EDV/IT-Kenntnisse die richtige Hotelsoftware für Sie - mit allen Funktionen und zum besten Preis.
Schritt 1 - Leistungsumfang konkret definieren
Wer die Anschaffung eines elektronischen Systems zur Verwaltung des Hotels plant, fällt seine Entscheidung erst, nachdem er alle notwendigen Informationen über den Leistungsumfang der Hotelsoftware eingeholt hat. Definieren Sie zunächst ihre Anforderungen an die Hotelsoftware. Überprüfen Sie, welche Funktionen für ihren Betrieb wichtig sind und wie viele Mitarbeiter sie zur Nutzung vorsehen. Hoteliers, die eine klare Vorstellung von ihren Anforderungen haben, fällt die Suche nach der besten Hotelsoftware leichter. Lassen Sie keinen Ablauf aus. Gerade bei den Sonderfällen wie dem Buchen einer Zimmerkategorie ohne Vergabe der Zimmernummer trennt sich die sprichtwörtliche Spreu vom Weizen.
Schritt 2 - Vergleichbare Kunden in Größe und Art des Hotelsoftware Anbieters zeigen lassen
Lassen Sie sich die Namen von drei Hotels geben, die Kunden des Hostelsoftware Anbieters sind. Diese Referenzen sollten in den Punkten Bettenkapazität und Art (Tagungshotel, Spahotel, etc.) in etwa Ihrem eigenen Hotel entsprechen. Besuchen Sie die Webseiten dieser Hotels. Suchen Sie dort die Homepage Buchung für Gäste. Ist es die selbe Buchungsmaske des Anbieters? Oder hat das Hotel in der Zwischenzeit (aus Gutem Grund) den Hotelsoftware Anbieter gewechselt? Sprechen Sie den Software Anbieter darauf an.
Schritt 3 - Kostenlose Klick-Präsentation und Testinstallation
Lassen Sie sich in einer kostenlosen Vorführung per TeamViewer, Zoom oder Teams alle für Sie wichtigen Abläufe zeigen. Sprechen Sie alle offenen Fragen an. Gehen Sie Ihre individuellen, typischen Abläufe gemeinsam mit dem Anbieter in der Vorführung durch.
Schritt 4 - Testinstallation. Individuell angelegt für Ihr Hotel
Bitten Sie im vierten Schritt um eine Testinstallation mit Ihrem individuellen Zimmerplan. Es sollte grob die Struktur Ihres Hotels erkennbar sein. Dort können Sie in Ruhe allein und mit Ihren Mitarbeitern alle Abläufe durchspielen. Können Sie alle Prozesse ohne Hürden durchgehen? Was kann die Hotelsoftware nicht? Kommen Sie bei einem Ablauf nicht weiter rufen Sie den Hotelsoftware Anbieter an. Dies ist ein guter Moment, um den Support zu testen. Ist der Support erreichbar? Wen erreichen Sie? Hilft dieser direkt weiter?
Schritt 5 - Abläufe und Preis festhalten
Im Vertrag mit dem Hotelsoftware Anbieter sollte exakt stehen, welche Abläufe die Hotelsoftware kann. Bitten Sie um eine detaillierte Aufstellung der Kosten und fragen Sie, unter welchen Umständen und wann eine Preiserhöhung möglich ist.
Schritt 6 - Installation und live schalten der Hotelsoftware
Planen Sie für die Installation der Hotelsoftware die doppelte Zeit ein, die der Anbieter Ihnen genannt hat. Nehmen Sie die ruhigste Zeit, die Ihr Hotel kennt. Sprechen Sie vor der Installation alle Schritte mit dem Software Anbieter durch wie: Auf welchen Geräten wird die Hotelsoftware installiert? Welche Nutzer müssen alle in der Hotelsoftware angelegt werden? Welche Personen müssen bei der Installation helfen (Zuständiger für die IT, Webdesigner für die Homepage Buchung, Kassenanbieter, etc.)? Planen Sie, wie die Hotelbuchung und Zimmerverwaltung während der Installation abläuft. Erstellen Sie einen "Exit-Plan" für den Fall, dass etwas bei der Installation durch Krankheit eines Mitarbeiters oder Ausfall der Technik schief läuft.
Fünf Tipps zur Vermeidung der häufigsten Fehler beim Hotelsoftware Kauf
Die Auswahl der richtigen Hotelsoftware stellt für Hoteliers, die über keine umfassenden EDV-Kenntnisse verfügen, eine Herausforderung dar. Diese fünf Tipps untersützen Sie konkret bei der Suche und helfen die häufigsten Fehler beim Kauf einer Hotelsoftware zu vermeiden.
- Überprüfung der Anforderungen: Schreiben Sie in Stichpunkten auf, welche Abläufe es in Ihrem Hotel gibt, z.B: Wie läuft eine Gruppenbuchung ab? Wer bucht wie den Tagungsraum / die Saune / Plätze im Restaurant? Je konkreter Sie diesen Schritt machen, desto besser können Sie sich beim Kauf genau diese Abläufe in der Software Vorführung zeigen lassen.
- Klick-Vorführung Ihrer Anforderungen: Lassen Sie sich mit Zoom / Teams / TeamViewer live ihre notierten Abläufe im Detail und ohne Ausnahme in der Hotelsoftware zeigen. Achten Sie auf die Sonderfälle in Ihrem Hotel, die aktuell "irgendwie" gelöst werden. Stellen Sie Fragen und notieren Sie, was die Hotelsoftware alles nicht kann oder wo der Ablauf zu unübersichtlich ist. Lassen Sie sich die Oberfläche zur Verwaltung und die Oberfläche zur Buchung zeigen. Spreche Sie auch an, wie eine Prüfung durch das Finanzamt in der Software abläuft und wo die Daten gespeichert sind (Z.B. nur bei Ihnen vor Ort oder beim Anbieter in USA)
- Auf Benutzerfreundlichkeit achten: Die erste Oberfläche der Hotelsoftware zur Verwaltung durch Sie und Ihre Mitarbeiter und die zweite Oberfläche zur Buchung durch Gäste sollte intuitiv bedienbar sein. Abläufe in der Verwaltung wie Buchungen ohne direkte Vergabe einer Zimmernummer bei Gruppen (sog. Kategoriebuchungen) sind aber komplex. Gehen Sie auch diese Abläufe im Detail vor dem Kauf durch.
- Budget berücksichtigen: Jedes Hotel hat andere Anforderungen an eine Hotelsoftware. Paketpreise auf den Webseiten von Hotelsoftware Anbietern sind daher selten die tatsächlichen Kosten - sondern können leider auch Lockangebote sein. Lassen Sie sich vor dem Kauf eine detaillierte Aufstellung aller Kosten (einmalig und monatlich) geben. Ein späterer Wechsel der Hotelsoftware ist teuer und aufwendig. Das wissen die Software Anbieter. Erfragen Sie zu Beginn ob und wann Preiserhöhungen anstehen.
- Kundenservice berücksichtigen: Ein guter Kundenservice des Software Anbieters hilft schnell und kompetent bei auftretenden Problemen. Achten Sie darauf, dass Sie einen direkten und festen Ansprechaprtner mit eigener Telefonnummer haben. Halten Sie von Anbietern ohne festen Ansprechpartern, nur mit Chat-Support oder einer zentralen Hotline Abstand.
Seit 1995 arbeiten wir mit der Hotelsoftware von LOGOTEL. Hotelsoftware, Kassensystem mit angebundener Schankanlage und Kaffeemaschinen, Gutscheinmodul, Channel-Manager und Homepagebuchbarkeit sind bei uns im Einsatz. Dabei profitieren wir sehr davon, dass sich die LOGOTEL-Systeme nach unseren Anforderungen richten und individuell gestalten lassen. Eindeutiger Vorteil von LOGOTEL ist auch der direkte und sehr gute Kontakt sowie die schnelle Hilfe, auf die wir uns immer verlassen können.
Georg Hötzelein • Geschäftsführer
Hotelbesitzer, die einen Einblick in den Funktionsumfang moderner Softwarelösungen zur Hotelverwaltung erhalten möchten, nehmen an einer kostenlosen Klick-Vorführung durch die LOGOTEL Hotelsoftware teil. Durchgeführt von LOGOTEL Gründer und Inhaber Robert Oertel persönlich. Dabei erhalten sie einen umfassenden Eindruck von den vielfältigen Möglichkeiten, durch die sich die betrieblichen Abläufe optimieren lassen. Es werden Ihre Fragen direkt vom Experten beantwortet. Typische Abläufe Ihres Hotels geht Herr Oertel gemeinsam mit Ihnen Schritt für Schritt durch.
Inhaber Robert Oertel (Software-Entwickler) und Tochter Mirjam Oertel (Software-Entwicklerin) unterstützen kleine und große Hotels seit 1995 mit ihrer Hotelsoftware LOGOTEL. Es gibt kein Hotel, das Robert Oertel nicht direkt betreut. Sie erreichen ihn persönlich per Telefon unter 09123 9808920 und per E-Mail an r.oertel@logotel-software.de.