Die 7 häufigsten Fehler beim Hotelsoftware Kauf
Bei Ihnen steht der Kauf einer Hotelsoftware an? Sie suchen nach einer Hotelsoftware, die Ihnen den Arbeitsalltag im Hotel erleichtert, alle Funktionen mitbringt und dabei noch günstig ist? Leider stellen sich viele Hotelbetreiber die Auswahl einer Hotelsoftware zu einfach vor: Und begehen dabei immer wieder die gleichen Fehler. Erfahren Sie hier die 7 häufigsten Fehler beim Hotelsoftware Kauf - und wie Sie diese Fehler vermeiden, damit der Kauf Ihrer neuen Hotelsoftware ein Erfolg wird.
Inhaltsverzeichnis
- Fehler 1: Cloud-Software bringen Sie ohne Internet nicht zum Laufen
- Fehler 2: Erreichbarkeit des Supports überschätzen
- Fehler 3: Zuschnitt der Software passt nicht zum eigenen Hotel
- Fehler 4: Die laufenden Gebühren aus dem Blick verlieren
- Fehler 5: Preise und Verfügbarkeiten manuell pflegen
- Fehler 6: Zu geringer Fokus auf die Bedienbarkeit
- Fehler 7: Software beherrscht keine komplexen Abläufe
- Kontakt zum Autor Robert Oertel: Experte für Hotelsoftware
Fehler 1: Cloud-Software bringen Sie ohne Internet nicht zum Laufen
Auf den ersten Blick scheint eine Hotelsoftware in der Cloud eine gute Idee zu sein. Doch was ist, wenn das Internet einmal nicht funktioniert? Die Provider werben gerne mit hohen Verfügbarkeiten von 99 Prozent, erreichen diese in der Praxis aber allzu häufig nicht. Außerdem bedeutet 99 von 100, dass Sie einmal alle hundert Tage kein Internet haben und Ihr Betrieb gestört ist. So sitzt das Backoffice vielleicht im Haus - kann aber trotzdem ohne Internet keine Buchungen entgegennehmen. An einem solchen Tag erreichen Sie schlicht einen Umsatz von Null und das können sich nur wenige Hotels leisten. Daher sind reine Cloud-Lösungen keine wirklich gute Idee.
Besser sind Produkte, mit denen der verlässlichere Offline-Betrieb möglich ist. Gefragt ist also eine Installation auf den lokalen Systemen. Dann braucht es Sie nicht zu stören, wenn in Ihrer Straße wieder einmal das Internet ausfällt.
Fehler 2: Erreichbarkeit des Supports überschätzen
Fragen zur Bedienung, zur Installation oder der Wartung der Hotelsoftware können jederzeit auftreten. In diesem Fall ist es wichtig, beim Entwickler einen kompetenten Ansprechpartner zu haben. Wenn der Support häufig nicht erreichbar ist, sinkt der Nutzen der Softwarelösung erheblich. Hier gilt es, sich vor dem Kauf zu informieren.
Die 7 häufigsten Fehler beim Hotelsoftware Kauf
Um das alles vorab überprüfen zu können, benötigen Sie in jedem Fall eine Testinstallation. Dann können Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern alle Prozesse in Ruhe durchklicken und sich selbst ein Bild von der Support-Situation machen. Wie sieht es mit der Gruppenbuchung aus, mit der Erstellung von Gutscheinen oder wenn Sie zu einem Gast einen Kommentar eintragen möchten? Rufen Sie den Support testweise an und erbeten Sie Hilfe. Wenn Sie nicht sofort kompetente Unterstützung erhalten, sollten Sie sich nach einem anderen Angebot umsehen. Mehr konkrete Tipps hierzu finden Sie in unserer Checkliste zum Kauf von Hotelsoftware.
Fehler 3: Zuschnitt der Software passt nicht zum eigenen Hotel
Verfügt die gewünschte Hotelsoftware tatsächlich über alle Funktionen, auf die es für Sie im Anwenderalltag ankommt? Überprüfen sollten Sie zum Beispiel, wie es mit Tagungsräumen aussieht. Wenn Sie Sonderräume verwalten und Gruppenbuchungen vornehmen möchten, muss die Software über eine entsprechende Funktionalität verfügen. Insbesondere Hotels mit Gastronomie sollten auf eine Hotelsoftware mit Kassensystem setzen.
Viele Hotels haben ihr Angebot erweitert und betreuen längst nicht nur Urlauber. Wenn Sie in Ihrem Hotel Räumlichkeiten für Tagungen, Vorträge oder Seminare und Schulungen zur Verfügung stellen, sollte die Hotelsoftware das abbilden können. Ein reibungslos funktionierender Buchungsprozess ist gerade hier wichtig, weil die Vorgänge von den Standardbuchungen abweichen. Hier kommt es auf Flexibilität an und eine möglichst einfache Dateneingabe, die Ihre Mitarbeiter nicht zum Schwitzen bringt. Außerdem arbeiten Sie hier häufig für anspruchsvolle Firmenkunden, Fehler bei der Buchung gilt es daher unbedingt zu vermeiden.
Jedes Hotel hat andere Abläufe und stellt damit andere Anforderungen an die Software. Sie betreiben ein Urlaubs-, Wellness-, Stadt- oder Tagungshotel? Nur wenige Software-Lösungen können absolut jeden Bedarf abdecken. Das müssen sie auch nicht, denn eine Spezialisierung kann vorteilhaft sein und die jeweils anstehenden Aufgaben besser lösen.
Das bedeutet dann aber, dass Sie bei der Auswahl sorgfältiger vorgehen müssen. Zu berücksichtigen ist in dieser Hinsicht auch die Größe des Hotels. Eine kleine Pension mit Zimmern für wenige Gäste hat andere Anforderungen als ein großes Hotel für hunderte Urlauber.
Fehler 4: Die laufenden Gebühren aus dem Blick verlieren
Software, die auf den ersten Blick günstig erscheint, kann sich später als teure Fehlinvestition erweisen. Das passiert, wenn der Anbieter die Gebühren laufend erhöht. Bei Abonnementmodellen sind langfristige finanzielle Planungen nicht so einfach, weil der Hersteller jederzeit an der Preisschraube drehen kann. Auf diese Weise stellen sich die anfänglich niedrigen monatlichen oder jährlichen Kosten als Falle heraus.
Sobald Sie ein System bei sich eingeführt haben, ist es gar nicht mehr so einfach, es zu wechseln. Das gilt gerade während des laufenden Hotelbetriebs. Steigen die Gebühren an, können Sie also häufig nicht sofort zu einem anderen Produkt wechseln. Achten Sie also auf Anbieter, deren Gebührenstrukturen sich als stabil erwiesen haben oder bei denen eventuelle Preiserhöhungen konkret im Angebot genannt sind.
Fehler 5: Preise und Verfügbarkeiten manuell pflegen
Zu den wichtigen Funktionen einer guten Hotelsoftware gehört es, dass die aktuellen Preise und Verfügbarkeiten immer vorhanden sind. Hier kommt es also auf einen gut funktionierenden Channel Manager an, der sich um die Anbindung an die Online-Reiseportale kümmert. Die Synchronisation über die verschiedenen Plattformen hinweg sollte jederzeit reibungslos ablaufen. Der Channel Manager übermittelt alle Preise, Verfügbarkeiten und sonstigen Inhalte, die für Ihr Hotel wichtig sind.
Auf keinen Fall sollten Sie eine Software kaufen, die sich an dieser wichtigen Stelle Schwächen erlaubt. Es ist für Sie entscheidend wichtig, online eine möglichst gute Sichtbarkeit zu haben und zum Beispiel auf Booking.com oder Expedia mit Ihrem Angebot vertreten zu sein. Daher gehört ein Channel Manager zu den unverzichtbaren Funktionen. Die Software muss als robustes Reservierungssystem des Hotels zu jeder Zeit Buchungen und Änderungen an Buchungen ermöglichen.
Fehler 6: Zu geringer Fokus auf die Bedienbarkeit
Bei einer Hotelsoftware kommt es auf eine einfache Bedienung an. Beachten Sie, dass viele Ihrer Mitarbeiter vermutlich keine IT-Profis sind. Alle Funktionen sollten intuitiv bedienbar sein, eine selbsterklärende Benutzeroberfläche ist Trumpf. Leider ist in dieser Hinsicht festzustellen, dass selbst die Marktführer auf diesen Aspekt zu wenig achten. Umso genauer müssen Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung vorgehen.
Denken Sie daran, dass Sie mit Ihrer neuen Hotelsoftware von nun an jeden Tag arbeiten müssen. Wenn die Optik nicht passt und mit grauen Fenstern und lieblos gestalteten Bedienfeldern an die 1990er-Jahre erinnert, trägt das nicht zur Motivation der Mitarbeiter bei. Wer stundenlang jeden Tag auf den Bildschirm blicken muss, hat eine anständig gestaltete Benutzeroberfläche verdient.
Fehler 7: Software beherrscht keine komplexen Abläufe
Mit Standardprozessen lassen sich im Alltag nicht alle Aufgaben im Hotel bewältigen. Wie geht die Software also mit komplexen Abläufen um? Vielleicht möchten Sie bestimmte Leistungen im Nachhinein nach Arrangement, Personen oder Zeitraum splitten. Ihre neue Hotelsoftware sollten Ihnen die Möglichkeit bieten, im Konto Ihren Arrangementplan einzusehen und die gewünschte Splittung vorzunehmen. Gerade kleine Betriebe sollten auf eine spezielle Software für kleine Hotels setzen. Diese ist auf die besonderen Abläufe kleinerer Hotels ausgelegt.
Gerade bei komplexen Abläufen zeigt sich, wie flexibel eine Software wirklich ist. Ist die Lösung mit allen Möglichkeiten ausgestattet, können Sie Ihre Abläufe schlanker gestalten, Zeit einsparen und alles einfacher und zuverlässiger organisieren. Das leistet auch einen wichtigen Beitrag zu Ihrer allgemeinen Sevicequalität. Denn Ihre Gäste merken schnell, ob es bei der Hotelsoftware hakt.
Die Auswahl an Hotelsoftware Anbietern ist groß. Der Vegleich der verschiedenen Hotelsoftware ist vor dem Kauf schwierig. Als Experten für Hotelsoftware seit 1995 erleben wir immer wieder wie Kunden zu uns kommen, die gerade erst eine neue Hotelsoftware gekauft haben - und mit ihrer Entscheidung nicht zufrieden sind. Obwohl sie sich bei Hotelsoftware-Vergleichen informiert haben oder auf einen (vermeintlichen) Hotelsoftware-Testsieger gesetzt haben.
Damit Sie bei Ihrem Hotelsoftware Kauf direkt eine Hotelsoftware einsetzen, die zu Ihrem Hotel passt, bieten wir Ihnen eine kostenlosen Klick-Vorführung durch die LOGOTEL Hotelsoftware an. Durchgeführt von LOGOTEL Gründer und Inhaber Robert Oertel persönlich. Dabei erhalten sie einen umfassenden Eindruck von den vielfältigen Möglichkeiten, durch die sich die betrieblichen Abläufe optimieren lassen. Es werden Ihre Fragen direkt vom Experten beantwortet. Typische Abläufe Ihres Hotels geht Herr Oertel gemeinsam mit Ihnen Schritt für Schritt durch.
Kontakt zum Autor Robert Oertel: Experte für Hotelsoftware
Inhaber Robert Oertel (Software-Entwickler) und Tochter Mirjam Oertel (Software-Entwicklerin) unterstützen kleine und große Hotels seit 1995 beim Hotelsoftware Kauf, damit Hoteliers keine der oben genannten Fehler machen. Es gibt kein Hotel, das Robert Oertel nicht direkt betreut. Sie erreichen ihn persönlich per Telefon unter 09123 9808920 und per E-Mail an r.oertel@logotel-software.de.
Seit 1995 arbeiten wir mit der Hotelsoftware von LOGOTEL. Hotelsoftware, Kassensystem mit angebundener Schankanlage und Kaffeemaschinen, Gutscheinmodul, Channel-Manager und Homepagebuchbarkeit sind bei uns im Einsatz. Dabei profitieren wir sehr davon, dass sich die LOGOTEL-Systeme nach unseren Anforderungen richten und individuell gestalten lassen. Eindeutiger Vorteil von LOGOTEL ist auch der direkte und sehr gute Kontakt sowie die schnelle Hilfe, auf die wir uns immer verlassen können.
